“Getting Things Done” (GTD) is een productiviteitsmethode ontwikkeld door David Allen, een Amerikaanse auteur en productiviteitsconsulent. De methode is gericht op het verminderen van stress en het verhogen van productiviteit in de moderne, chaotische werkomgeving.
Allens methode is gebaseerd op het principe dat onze geest is bedoeld om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden. Door alle open taken en ideeën uit ons hoofd te halen en in een betrouwbaar extern systeem te plaatsen, kunnen we ons beter concentreren op de daadwerkelijke uitvoering.
De vijf stappen van de GTD-workflow
1. Vastleggen (Capture)
De eerste en cruciale stap in de GTD-methode is het vastleggen van alles wat je aandacht vraagt. Dit omvat alle taken, verplichtingen, ideeën en projecten, zowel persoonlijk als professioneel.
- Verzamel alle openstaande taken: Leg elk item vast dat mentale ruimte inneemt, van grote projecten tot kleine boodschappen.
- Gebruik fysieke en digitale tools: Notitieboekjes, apps, voice memos en andere hulpmiddelen kunnen worden gebruikt om gedachten extern te maken.
- Creëer een verzamelgewoonte: Maak het een gewoonte om regelmatig je mentale ruimte leeg te maken.
Door alles vast te leggen, verminder je stress en mentale rommel, waardoor je je beter kunt concentreren op wat echt belangrijk is. Vertrouw op het proces; hoewel het aanvankelijk overweldigend kan voelen om al je verplichtingen onder ogen te zien, is dit de eerste stap naar controle en duidelijkheid.
2. Verduidelijken (Clarify)
Na het vastleggen is het belangrijk om elk item te verduidelijken.
- Definieer duidelijke resultaten: Bepaal voor elk item wat “klaar” betekent. Dit helpt je brein om zich te focussen op het bereiken van het gewenste resultaat in plaats van alleen over het probleem na te denken.
- Identificeer de volgende actie: Vraag jezelf af: “Wat is de eerstvolgende concrete actie die ik moet nemen om dit vooruit te helpen?” Dit transformeert vagere ideeën in concrete, uitvoerbare taken.
Voorbeelden van volgende acties zijn:
- Bel Maarten over de projecttijdlijn
- Schrijf een outline voor een presentatie
- Onderzoek vluchtopties voor een komende reis
3. Organiseren (Organize)
Een betrouwbaar organisatiesysteem is essentieel voor het beheren van je taken en projecten.
- Ontwikkel een structuur: Creëer een systeem dat je in staat stelt om informatie gemakkelijk op te slaan en op te halen. Dit kan digitale tools zoals taakbeheerapps of fysieke systemen zoals mapjes omvatten.
- Categoriseer op context: Groepeer taken op basis van waar of hoe ze kunnen worden uitgevoerd. Gemeenschappelijke categorieën zijn:
– @Computer
– @Phone
– @Errands
– @Home
– @Office
- Houd aparte lijsten bij: Maak onderscheid tussen:
– Next Actions: Immediate, concrete taken
– Projects: Multi-step uitkomsten
– Waiting For: Items gedelegeerd aan anderen
– Someday/Maybe: Ideeën voor de toekomst
4. Reflecteren (Reflect)
Regelmatige reflectie is noodzakelijk om je systeem up-to-date en relevant te houden.
- Voer een wekelijkse review uit: Neem elke week tijd om je systeem te herzien en bij te werken. Dit zorgt ervoor dat je lijsten actueel blijven en dat je niet iets over het hoofd ziet.
- Wekelijks review proces:
1. Verzamel alle losse papieren en materialen
2. Verwerk je notities
3. Bekijk voorgaande en komende kalendergegevens
4. Bekijk actielijsten en projectlijsten
5. Houd perspectief door je verplichtingen op verschillende niveaus te evalueren, van dagelijkse taken tot levensdoelen
5. Uitvoeren (Engage)
De laatste stap is het nemen van actie op basis van je systeem.
- Implementeer de twee-minutenregel: Als een taak minder dan twee minuten kost, doe het meteen. Dit voorkomt dat kleine taken zich opstapelen en je systeem verstoppen.
- Gebruik het vier-criteria model voor het kiezen van acties:
1. Context: Wat kun je doen gegeven je huidige locatie en beschikbare hulpmiddelen?
2. Tijd beschikbaar: Hoeveel tijd heb je voordat je de volgende verplichting hebt?
3. Energie beschikbaar: Wat is je niveau van mentale en fysieke energie?
4. Prioriteit: Gegeven de bovenstaande factoren, wat is het meest belangrijke om te doen?
